Quelle que soit la taille de l’entreprise, la gestion des actifs commerciaux est une tâche qui prend du temps. Mais ce n’est pas forcément le cas. Avec les bons processus et outils en place, la gestion des actifs peut être beaucoup plus facile que vous ne le pensez. Voici six façons de rationaliser la gestion des actifs de l’entreprise.
1. Établir un catalogue de référence des actifs
C’est la partie du processus qui exige le plus de temps. Elle est cependant essentielle. Il doit y avoir un inventaire précis de tous les actifs de l’entreprise. Cet inventaire doit comprendre le type de bien et l’emplacement du bien. Sans un catalogue de référence qui comptabilise tous les biens de l’entreprise, toutes les autres étapes du processus seront toujours inexactes.
L’élimination des actifs fantômes est importante pour le processus de rationalisation. Il s’agit d’actifs qui sont perdus, volés ou inutilisables, mais qui sont toujours considérés comme actifs. Outre le fait que l’entreprise doit payer plus d’impôts et d’assurances sur les actifs qu’elle ne possède plus, les actifs fantômes peuvent entraîner une perte de productivité car ils ne sont pas disponibles au moment voulu.
Étant donné que les actifs de l’entreprise, tels que les véhicules de la flotte, les ordinateurs, le mobilier de bureau et les installations, sont inscrits au bilan de l’entreprise, la plupart peuvent être amortis et être soit dépréciés soit passés en charges selon le code des impôts. C’est pourquoi il est également essentiel que la valeur de l’actif soit enregistrée avec précision lors de la prise de catalogue.
2. Déterminer qui est responsable de chaque actif
Le catalogue de base doit également indiquer qui est responsable du bien. Quel que soit le nombre de biens figurant dans le catalogue, quelqu’un utilise le bien ou en a le contrôle d’une manière ou d’une autre. Le gestionnaire du parc automobile a le contrôle des véhicules. Le gestionnaire des installations a le contrôle de certains équipements. Quelqu’un en a la responsabilité et le nom de cette personne doit figurer dans le catalogue.
Il peut être tentant de sauter cette partie du processus, mais cela s’avère payant au fil du temps. Par exemple, lorsque quelqu’un cherche un bien commercial qui ne se trouve pas à l’endroit prévu, comment le trouver ? La première étape consiste à demander à la personne responsable de cet actif. Si vous ne savez pas qui en est responsable, par où commencer vos recherches ?
3. Utiliser un logiciel de gestion des actifs
La meilleure façon de rationaliser la gestion du patrimoine d’une entreprise est d’utiliser le bon logiciel. C’est une erreur d’utiliser des feuilles de calcul pour gérer les actifs. Les tableurs sont sujets à l’erreur humaine. Et, une fois que des erreurs sont commises, il peut être impossible de les trouver. Il peut en résulter un inventaire et une évaluation incorrects des actifs. Il est important de choisir une plate-forme logicielle capable de s’intégrer pleinement au grand livre de l’entreprise, de sorte que les données relatives aux actifs puissent être facilement mises à jour et partagées.
Le logiciel de gestion choisi doit également être capable de suivre l’emplacement de chaque actif, d’enregistrer les calendriers de maintenance, de calculer les amortissements et de fournir des rapports personnalisables. Il doit également être évolutif, de sorte qu’il puisse s’étendre au fur et à mesure que l’inventaire des actifs de l’entreprise s’accroît.
En outre, le logiciel devrait permettre de stocker des données dans le nuage. Il s’agit d’un endroit sûr pour stocker les données relatives aux actifs. Et il permet de gérer les données à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil mobile.
4. Utiliser du matériel de gestion des actifs (étiquettes d’identification ou codes-barres)
Une autre façon de rationaliser la gestion des actifs des entreprises est d’utiliser du matériel informatique. Ce matériel comprend une forme de code à barres ou d’étiquette d’identification. Les codes-barres, et non le numéro de série de l’article, permettent d’identifier rapidement l’article à vue. Les étiquettes d’identification sont particulièrement utiles lorsqu’une entreprise a une grande quantité de biens à surveiller. Le code-barres peut être scanné rapidement et automatiquement téléchargé dans le logiciel de gestion des actifs.
5. Suivre les biens à mesure qu’ils entrent dans l’entreprise
Identifier chaque bien qui doit être suivi peut être un défi. C’est pourquoi il est important de commencer à suivre les actifs dès que possible après leur acquisition par l’entreprise. Dès le premier jour, ajoutez le nouvel actif au système de suivi avant qu’il ne soit utilisé. Cela permet de s’assurer que l’actif ne disparaît pas avant que sa présence ne soit enregistrée.
6. Créer des rapports personnalisés
Le logiciel de gestion des actifs sélectionné sera sans aucun doute accompagné de rapports en conserve. Chacun de ces rapports devra être examiné pour s’assurer qu’il correspond aux besoins de l’entreprise. Souvent, les rapports en conserve ne correspondent pas aux besoins de l’entreprise. Cela revient à choisir le bon logiciel. Il est utile de savoir à l’avance si le logiciel permet d’établir des rapports personnalisés.
Parmi les rapports personnalisés utiles, citons les rapports d’amortissement, les rapports de transfert et de cession, les rapports de gestion, ainsi que les rapports et formulaires fiscaux. Les rapports d’amortissement donnent une image claire de la valeur comptable actuelle de chaque actif ainsi que du pourcentage d’amortissement pris jusqu’à la date du rapport.
Les rapports de transfert et d’aliénation énumèrent les actifs qui ont été aliénés et les gains ou pertes qui s’y rapportent. Ces rapports permettent également de suivre l’origine et la destination des actifs transférés. Les rapports de gestion fournissent un résumé de l’activité du solde du compte et montrent comment l’actif est lié à l’accumulation
Dernières réflexions
La gestion des actifs, qui consiste à savoir où se trouve un actif et quelle est sa valeur, est une tâche essentielle pour toute entreprise. Sans les bons outils et les bons processus, elle peut être un casse-tête permanent. Et lorsqu’une tâche est un casse-tête, elle peut ne jamais être accomplie. Heureusement, il existe des moyens de rationaliser le processus afin que la gestion des actifs de l’entreprise soit faite – et soit effectuée efficacement.
